时间管理的终极方法，是给自己搭建一个“高效系统”

我有超过300GB的照片和视频。

智能手机让我们每天只需点一下按钮就可以拍照。多年来，我积累了数以千计的视频和照片。不久前，我将文件夹复制到网盘和硬盘中，这样我就可以多处备份，以防出现问题。

以往我会花时间在网盘上删除失焦或类似的图片，给文件夹重命名，按年编目。这意味着其他两个来源——我的电脑和硬盘上的都是“旧版本”。

今年我想把我的相机照片复制到我的照片库中。问题是，放到哪一个照片库里？网盘里可能是最新版本，但它没有我所有的手机照片，这些照片都在我的硬盘里，而硬盘里的版本较旧。我决定是时候一劳永逸地整理和优化我的照片集了。

我做的第一件事是在优化前进行筛选。一旦我删除了不必要的照片，它可能会减少到40-60GB。

所以我将所有文件夹合并到一个文件夹中并开始删除重复项。我使用了最有效的时间管理规则之一「80/20 规则」来快速节省大量空间：20% 的图片是否占据了 80% 的空间？果然，几个重复的视频占据了大部分空间，所以在不到 5 分钟的时间里，我的空间就降到了 200GB。

一旦我删除了所有重复的照片，我就可以开始手动选择要保留的照片。

是的，保留，而不是删除。近藤书中的一句话改变了我的观点：“重要的不是要丢弃什么，而是要保留什么。” 当你只保留你喜欢的东西时，你会突然爱上每一张照片。

现在，我每天晚上都会花几分钟时间浏览文件夹并决定要保留什么。每天大约需要 10 分钟，几周之内我就能完成所有筛选活动。

这个故事对我来说有什么意义呢？

拿起你拥有的一切并立即开始优化是一个典型的新手错误。

如果你正在尝试优化你的日常工作，请先将所有任务写在一张纸上，花几分钟时间反思它们。然后，对于每项任务，问以下问题：“这个任务对我的目标有帮助吗？”

清除所有无助于实现目标的东西。在优化之前，先减负。

建立你的效率系统

现在你已经消除了所有非核心的东西，剩下的都是对你的目标有帮助的任务。现在，是时候建立一个适合自己的效率系统，以便确定任务的优先级并完成工作。

但首先，重要的是要理解没有任何效率系统是完美的。你应该根据你的需要和你的工作方式开发一个“自己的效率系统”。我们想要做的是从其他系统中汲取灵感，然后构建专门为自己设计的定制系统。

一旦你建立了主要框架——系统的“大脑”，然后你就可以把它带到微观层面并开始使用效率技巧来优化该系统的各个部分。

这里有一些著名的效率系统：

▼To-Do List：最简单的生产力系统，也是许多其他框架的基础。To-do List有很多不同的种类，比如“必做清单”。

▼7个习惯：基于史蒂芬·柯维《高效能人士的7个习惯》，探讨如何改变我们的工作和生活的方式。

▼Getting Things Done (GTD)：基于 David Allen 的书《搞定》（Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ）；

▼Zen to Done (ZTD)：基于 Leo Babauta 的书《轻松搞定ZTD》（Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System ），建立在 GTD 之上，但专注于习惯而不是系统。

▼看板：可视化生产力系统，非常适合团队合作。

▼DBTC（Don't Break the Chain习惯养成法）：由 Jerry Seinfeld 推广，是目前最简单的系统之一。

用日历模板改造DBTC系统

▼番茄工作法：基于 Francesco Cirillo 的书《番茄工作法》，将时间划分成块来完成深度工作。

花几分钟时间了解每个系统及其运作方式。我们想做的是取最好的部分，制作我们自己的系统。只有你才能定义什么是“最好的部分”。

以下是一些好用的效率的原则：

• 易于学习：如果你学习这个系统需要一个多小时，它就有需要优化的地方；
• 快速设置：设置系统应该只需要几分钟，而不是几个小时；
• 低维护：该系统可帮助你更快地工作，只需最少的时间即可使用，使用起来越顺滑越好；
• 适合工作风格：一个好的效率系统能够支持你想要的工作方式，而不是反过来；它也应该很容易适应多种类型的工作方式；
• 适应性强：易于为不同的人调整，任何人都可以添加他们喜欢的生产力技巧；这一点对团队使用尤为重要；
• 易于协作：很容易扩展成多人使用的系统。

结合一些效率技巧

一旦你建立了你的效率系统，你就可以查看事物的微观层面，并开始将一些效率技巧和规则融入其中。

如果将效率系统比作计算机或手机上的主要操作系统，内置的效率技巧就是里面的应用程序。他们应该充分利用操作系统并改善你的工作体验。

我列出一些我最喜欢的灵感来源，但你可以自行研究并整合喜欢的方法：

• 2分钟法则：如果一件事可以在两分钟内完成，那就去做；如果某件事需要超过两分钟，稍后启动。
• 番茄工作法：可以只在一天的某个时间段使用。我一般在早上使用番茄工作法，在做其他事情之前先写两个“番茄钟” ；如果使用得当，这是一个非常有效的时间管理技巧。
• 飞行模式：在进行深度工作时保持手机处于飞行模式；你还可以创建规则，例如在晚上 9 点到上午 11 点之间将手机保持在飞行模式。
• 无通知：关闭手机、平板电脑和计算机上的所有通知。
• 80/20规则：我在前文提到的照片整理时使用了此规则，始终专注于为你带来80%结果的20%部分。
• 正向激励：通过将它们与你真正喜欢的东西配对来完成沉闷的任务，例如在回复客户支持电子邮件的同时收听最喜欢的播放列表。
• 批量处理：批处理需要类似思维方式的类似任务，可以在不丢失工作流程的情况下高效地处理多个任务，例如一次处理所有电子邮件、电话和其他通信或同时更新多个相关工作表。
• 使用帕金森定律：减少完成任务的可用时间，做起来会更快。
• 在周末做计划：在周日计划即将到来的工作周。

找到真正的任务

是时候进入有效时间管理的下一步了：找到你真正的任务。

即使在消除了所有对目标没有贡献的任务之后，仍然有很多项目需要完成。但并非所有任务都是平等的：我们需要根据重要性和紧迫性来评估它们。只有紧急和重要的任务我才称之为“真正的任务”。

使用「四象限工作法」这种技巧来找到真正的任务：将所有任务的列表填入到这个矩阵中。

模板库中的「四象限法则」模板

这个矩阵的厉害之处在于它可以用于广泛的时间规划（“我这周应该怎么做？”）和较小的日常计划（“我今天应该做什么？”）。

紧急且重要的任务是需要处于反应模式并为长期目标做出贡献的事情：

• 一封来自老板的关于你正在负责的项目的重要电子邮件；
• 打电话给大客户以完成销售目标；
• 在线撰写和发表文章。

同时，紧急但不重要的任务仍然有助于你的目标，但主要是过程的一部分。

每天早上使用四象限矩阵（或者更好的是，在前一天做你的待办事项）作为一种有效的时间管理工具来帮助你质疑什么是你的目标，什么不是你的目标。

高效委派

是时候进入构建效率系统的最后一步，也是最困难的一步：有效委派。

以下是我多年来在有效委派方面学到的一些东西：

• 委派给合适的人：确保委派任务的人具备所有必要的技能并且有能力胜任这项工作。
• 提供明确的说明：写下手头任务的分步手册，并尽可能具体；对于某些任务，例如数据输入，我通常会录屏说明。
• 定义结果：具体说明任务完成后的预期结果、成功的衡量标准以及完成任务的最后期限。
• 疑问解答：委派任务时，询问其中是否有任何不清楚的地方并更详细地解释（如果需要，重写一份说明）。
• 任务复述：最后一步是请他们用他们自己的话向你“重复”任务是什么；如果在任何时候出现问题或不完全是你想要/需要的，请提供说明。